マニュアル作成が必要な業務とは？
マニュアル作成が必要な業務とは 属人化した業務 をいいます。
皆さんの普段の業務の中で次のようなシーンありませんか？
図：Aさん、〇〇について教えてほしいんですけど～ あ～それはBさんに聞いてね
このとき〇〇について、その会社（あるいは部や課）はBさんに属人化している可能性があります。つまり、属人化とは その人じゃないとできない（あるいは答えることができない）業務や内容 のことです。
業務や内容によっては属人化せざるを得ない業務もあります。例えば、弁護士、会計士といった専門的な業務です。
こうした業務や内容に関する質問は、特定の人に依存してせざるを得ません（法律で無資格者が業務をすること自体を制限されている場合すらあります）。ですので、こうした業務はマニュアル化したとて、効果がかなり薄いです。
また、自社の技術力（強み）をあえて属人化する、というのは方法としてOKだと思います。この場合、標準化することで強みが社外に流出する恐れがありますので、防止策として機能しています。
そうではなく、 教えればできるようになるものの、教える環境がなかったために業務が属人化してしまっている 、こうしたケースは改善が可能なうえ、早い段階でそれが必要でもあります。
理由としては属人化には大きく3つのデメリットがあるためですね。
- トラブルに対応しきれない可能性がある
- 知識・技術が失うリスクがある
- 技術や知識を教えたがらなくなるリスクがある
1つずつ見ていきましょう。
１．トラブルに対応しきれない可能性がある
1つ目はわかりやすいですね。例えばこんな状況ありませんか？専門性を有しない内容の質問でこのやり取りが起きていたら黄色信号です。
この例だと質問ですが、もしクレームだとどうでしょうか？担当者がいないので待ってくださいはNGです。
先述したように、今の例は専門性を有しない業務に関してのクレームを前提としています。専門的な内容のクレームであれば相手側も即答できなくとも納得できますが、そうでない場合は
この内容も即答できないのか・・・
と 会社（部や課も同じです）の評価を下げることになりかねません 。
２．知識・技術を失うリスクがある
単純にその人が転職等で抜けたときの穴埋めができなくなります。これも組織から見れば大きなリスクになります。
３．技術や知識を教えたがらなくなるリスクがある
属人化している業務を持っている人はある意味自分の領域を持っていることになります。また、2に記載したようなリスクも当人はわかっていますので、その位置を守ろうとして教えたがらなくなるケースも多いようです。これも組織から見れば運営上の大きなリスクになりかねません。
以上を踏まえると、マニュアル化が必要な業務は次のような特徴を持ちます。
- 今現在、該当の業務が属人化している
- 業務自体には専門性を有しない
あなたの組織で上記の業務が発生している場合は1度マニュアル化を行ってみてはいかがでしょうか？
- マニュアル化の仕方がよくわからない
- どういうマニュアルが良いかがわからない
といった方はアドバイスも行っていますのでお気軽に相談ください！
マニュアル作成の内容
当サイトでは、 職歴によらないマニュアル を目標に作成しています。例えば、10年目の社員の業務であっても、マニュアルを見ながらであれば新入社員でも行えるようなものの作成を目指しています。
そのために、マニュアル作成の際には事前のヒアリングに加え、追加でヒアリングさせて頂くこともありますのでご了承ください。
マニュアルのイメージです。（どの数値を更新するか、まで詳細に記載するので、誰でも更新できるようになります）
料金について
1ファイルあたり10,000円～20,000円が目安になります。
※ファイルの構造や更新にかかる負荷により金額が変わりますので、詳細はお問い合わせください。
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