自動集計が可能な業務とは?
下記の2つが当てはまる業務は自動集計が可能となります。
- 別ファイルから数値をコピー→転記が複数箇所存在する
- 集計の元となるデータ(インプット)のフォーマットが固定化されている
それぞれ説明いたします。
1.は下図のように数字が複数間のファイルを行き来している構造になっているようなファイルです。
2.は下図のように決まった型に合わせてデータを集計するようなファイルです(例:BS/PLなど)。
こうした作りのファイルは自動化に向いており、自動化により以下の2つのメリットが得られます。
- 手間の大幅な削減
- 自動化により正確性の向上
自動集計が必要な業務とは?
下記の2つが当てはまる業務は自動集計が必要となります。
- 同じデータを複数の角度から分析している(例:売上を商品別、顧客別、地域別で集計)
- 元をたどれば同じデータに行き着く
説明いたします。
例えば売上を集計、分析する際、下図のように様々な角度で分析することになると思います。
下の3つの表は先ほどの売上を3つの区分で集計した結果です。いずれも合計が900万円ということは変わりません(下図のオレンジ枠部分)。
このように 集計業務の最大の特徴は元のデータ常に変わらない ことです!
言い換えると、集計業務とは全体の数値を複数の異なる切り口から見たものになります。これは分析対象が売上でなく、費用、利益、対前年比など、異なる指標でも同じです。
例のように、ある指標を異なる角度から分析する業務は1つのファイルで作成、かつほぼ自動で更新を行うことが可能です。
もし2つ以上のファイルに分岐している場合は、自動集計用のファイルに作り直してみてはいかがでしょうか?
繰り返しになりますが、本来は1つのファイルで完結できるものです。ですので、もし2つのファイルに分岐しているのであれば作業時間も本来は半分で済みます。
また、こちらの理由の方が大切ですが、 ファイルが増えるほど管理が煩雑になり、内部的なエラーが起こるリスクも高まりますが 、ファイルの統合、自動化によりそれを防ぐことができます。
つかエクが行う自動化
つかエクでは要望を聞きながら、 見やすい集計ファイルをゼロから作り上げ ます。
ただ、使い慣れたファイルであったり、業務の引き継ぎ等の兼ね合いで既存ファイルの形は残して欲しいという方もいらっしゃると思います。そうした方は既存ファイルの効率化も行っていますので、こちらを参照下さい。
《ファイルの作りについて》
以下のようにシートを分けて作成します。
- データ(勘定項目など)
- 集計分析シート1
- 集計分析シート2
- ・・・
シートの分け方の例
《ファイルの更新ついて》
シート「データ」に決まったフォーマットのデータを転記するだけでファイルの更新&集計が終了します。更新に必要な時間は5分ほどです。
そのため 業務の経験歴は関係なく、誰でも短時間で正確に業務が行える ものになっています。
ファイル更新の例
料金について
1ファイルあたり20,000円~30,000円が目安になります。
※ファイルの構造や更新にかかる負荷により金額が変わりますので、詳細はお問い合わせください。
お問い合わせ
無料のアドバイスも行っておりますので、ご質問や疑問点などありましたらお気軽にご連絡ください!
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